Podstawę prawną do niniejszej instrukcji oraz działania archiwum zakładowego stanowią:

-        ustawa z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach /Dz. U. nr 38 poz. 173 z późn. zm./

-        zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych /MP1986r. nr4 poz.3/

-        zarządzenie Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 maja 1988r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej /MP 1988r. nr 17 poz. 145/

-        zarządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 16 lutego 1998r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt /Dz. Urz. MZiOS nr 2 z dn. 16.03.1998r./.

Udostępnianie akt archiwalnych odbywa się na miejscu w siedzibie Spółki.

1. Poszukiwania akt w archiwum zakładowym dokonuje wyłącznie pracownik archiwum zakładowego.
2. Pracownik upoważniony do korzystania z akt kwituje udostępnienie lub wypożyczenie akt i ich zwrot w prowadzonej ewidencji. Korzystanie z akt na miejscu w archiwum może odbywać się tylko w obecności pracownika tegoż archiwum.
3. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za całość wypożyczonych akt i ich zwrot w oznaczonym terminie.
4. W przypadku stwierdzenia  zaginięcia lub uszkodzenia akt, pracownik archiwum sporządza protokół w 2 egzemplarzach, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik.
5. Kierownik komórki organizacyjnej, z której pochodzą uszkodzone lub zaginione akta, powinien przeprowadzić dochodzenie i pociągnąć do odpowiedzialności winnych uszkodzenia lub zaginięcia akt.
6. Wydanie akt z archiwum na zewnątrz zakładu następuje wyłącznie na podstawie decyzji Zarządu Spółki - na podstawie pisemnego wniosku zainteresowanej instytucji np. prokuratury, sądu lub innej jednostki na rzecz której ma nastąpić wydanie akt, chyba że odrębne przepisy określają inny sposób postępowania.